Usnadněte si výpočet dovolené s přístupovým systémem

2 minuty čtení

Účetní a personalisté se každoročně zabývají otázkou zbývajícího volna zaměstnanců ve firmě a jeho plánováním v průběhu roku. Existují různé způsoby, jak se s touto úlohou vypořádat. Někteří preferují tradiční metody jako jsou excelové tabulky a kalkulačky, zatímco jiní dávají přednost specializovaným elektronickým systémům, které jim pomáhají s výpočty a správou. V tomto článku se podíváme na obě varianty a jejich specifika.

Manuální výpočet dovolené

Pokud vaše firma ještě nepoužívá moderní elektronický přístupový systém a rozhodnete se spočítat volno zaměstnanců ručně, čeká vás několik kroků. Výpočet dovolené se v současné době řídí novelou zákona platnou od roku 2021. Při výpočtu je důležité si uvědomit, že se nově dovolená počítá v hodinách a týdnech namísto dnů, půldní nebo měsíců. Jak se tyto změny projevily a jak přesně postupovat?

Pro zaměstnance, kteří nezměnili zaměstnavatele alespoň 12 měsíců (podle § 213 odst. 1 zákona č. 262/2006 Sb.), je situace nejsnadnější. Tito zaměstnanci mají nárok na dovolenou po celý rok minimálně 4 týdny (přesněji stanoveno v § 212 zákona č. 262/2006 Sb.). Stačí tedy zkontrolovat, zda se do zaměstnancova odpracovaného času započítala například nemocenská nebo jiné tzv. náhradní doby. Pokud si zaměstnanec dovolenou nevybere včas, může si ji převést do následujícího období.

Pokud od podepsání pracovní smlouvy uplynuly alespoň 4 týdny, ale ještě nepracoval celý rok, je potřeba dopočítat poměrnou část dovolené. Takovému zaměstnanci náleží jedna dvaapadesátina stanovené týdenní pracovní doby násobená výměrou dovolené, na kterou má v daném kalendářním roce nárok.

Propojení přístupových a docházkových systémů

Proč si ale neusnadnit práci a neušetřit čas účetním i personalistům? Propojení elektronického přístupového systému a docházkového systému přináší významné výhody pro správu docházky ve firmě a také poskytuje přehled o dovolené pro zaměstnavatele i zaměstnance. 

Tato integrace umožňuje automatický přenos údajů o příchodech a odchodech zaměstnanců z přístupového systému do docházkového systému. Pokud si váš zaměstnanec nestihne vybrat dovolenou v daném roce nebo změní zaměstnání, docházkový systém to vyřeší za vás. Zároveň zaměstnanci v průběhu roku získají přehled o své zbývající dovolené i o plánované dovolené kolegů, aniž by se museli ptát účetní.

Pro evidenci docházky firmy využívají čipové přístupový systémy nebo biometrické přístupové systémy, které zvyšují bezpečnost a snižují riziko zneužití přístupových práv zaměstnanců. Každému zaměstnanci lze individuálně vymezit přístupová práva do vybraných místností či úseků budovy v určitém časovém rozpětí. 

Čipový přístupový systém je obecně více využíván ve firmách zaměřených na manuální činnosti, kde zaměstnanci využívají ochranné pomůcky při práci. Biometrické přístupové systémy fungují nejčastěji na otisku prstu a výrazně eliminují riziko vniknutí neoprávněných osob. Oba systémy mají své výhody a proto zvažte, který z nich je vhodnější právě pro vaši společnost.

Poslední aktualizace: 31. 05. 2023